コミュニケーション

通信手段が多様になって久しいですが、緊急度の差を問わず
全てメールで済ませてしまう人 、急ぎではないのに長々と電話を
くれる人、細かな図面が欲しいのに適当にFAXで済ませる人、
色々な方がいらっしゃいます。。。
 
オイラが仕事で使う通信手段は、緊急度で使い分けることが多いですね。
・とにかく急ぎの用件は、まず電話。
・次がFAX
・その次がメール、でしょうか。。
 
先方から問い合わせを受ける場合は、相手からの手段にあわせます。
・メールで来たら、メールで返信。
・FAXで来たら、FAXで返信。
でも基本的には即答を心がけています。正確な回答が出来ない場合でも
受信している旨は、伝えるようにしています。自分が、問い合わせている場合
なしのつぶては嫌ですから。
 
最近多いパターンは、必要な図書類や資料を要求されて、急いで返信しても
全く音沙汰なし、というケース。内容にこちらの不備があったときのみ、
「先ほどは、○△図面ありがとうございました。顧客名称なんですが
あとカブに訂正して再送してもらえませんか?」という具合です。
 
『明日の午前中の客先打ち合わせで、使いたいから◇○図面送ってくれない?』
と、前日の午後5時頃電話をかけてきて、、こちらはあわてて送り、
「これで良かったかい?」と電話を入れると「先ほど帰りましたよぉ。」というケース。
 
最近は、オイラも相当ズルくなってきましたので、相手がどの程度急いでいるのか
量るようになりました。××営業所の△△は、大したことないから、後回し。。
という具合に。
 
電子媒体は、鮮明で正確ですが、気持ちや雰囲気が伝わりませんから
何となく味気ないですね。それに引き換え、肉筆はその人の感情までもが
現われますので、オイラは好きです。
 
状況や場面に合わせて、通信手段を上手に使い分けたいものです。。
 
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コミュニケーション への2件のフィードバック

  1. 英さん より:

     岳人さん、よく分かります。
    私の場合には、営業からの問い合わせが多いんですが、これまでの経験から重要度の高い話は25%くらいです。
    こちらが真剣に検討して答えても、営業にとっては「軽い気持ちで聞いてみただけ」なんてのが殆んどです。
    ですから、その真剣度をまず確かめるようにしています。例えば、「何のために、それが必要なのか?」、「その返事は何時までにいるのか?」「今忙しいので、何時まで待てるのか?」などで、大体真剣度が分かりますね。本当に必要な場合には、真剣に言ってきますから・・
    と言うことは、このやり取りは電話でないとダメですがね。

  2. より:

    緊急度と併せて真剣度も量る必要あり、ってことですね。
    問い合わせの内容に対してもう一歩突っ込んで探ってみようと思います。
     
    最近はサービスマンの方々から、小生が入社する以前の製品についての
    問い合わせが多くあります。我が家のサンヨー扇風機じゃありませんが、
    30年前の部品の問い合わせとなると、調べるのに時間が掛かり
    なかなか即答できません。装置が運転できずに困っている様子が
    伝わってきますので、心苦しいです。。
     

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